Con el aumento de los controles del SAT como lo es el CFDI con versión 3.3, Contabilidad Electrónica, DIOT y Pagos Referenciados, los contribuyentes tenemos que buscar un punto medio entre como cumplir con las disposiciones fiscales, pero también aprovechar estos cambios para mejorar los procesos internos.
Para lograr eso tenemos que tomar en cuenta la situación actual, analizando las herramientas que utilizamos para cumplir con las obligaciones fiscales.
Con tanta información con la que cuenta el CFDI con la nueva versión 3.3, es primordial aprovechar lo que ya está hecho, tanto por el contribuyente que emite sus CFDI por ventas, notas de crédito, nominas o pagos, como por los que se reciben de parte de proveedores como son gastos, inversiones, notas de crédito y también pagos.
Como Contador Público me gustaría compartirles cómo utilizar la información que ya tiene el CFDI versión 3.3 y también como amarrar la información contra la base de datos del SAT.
REPORTE DE LOS CFDI EMITIDOS
Siempre inicio con lo que he emitido como contribuyente, obteniendo el reporte de los CFDI´s del mes que se trate. Este reporte lo puedes obtener de tu sistema de facturación electrónica, tanto los CFDI de ingresos, egresos, pagos y nómina.
No se recomienda trabajar solo con el reporte de tu sistema de facturación electrónica, por motivos que explicare más adelante en la sección de Descarga Masiva.
EL XML EN LA CONTABILIDAD
En la contabilidad deben estar reflejados todos los CFDI´s emitidos por el contribuyente, en algunos sistemas de contabilidad se pueden cargar los XML´s de forma manual u obtenerlos desde la página del SAT. Una vez vaciados los XML´s emitidos y recibidos, se procede a tomarlos en cuenta para su contabilización.
Depende el sistema de contabilidad que utilices, pero lo ideal es que trabajes con uno que pre-contabilice los XML´s de forma automática y que te dé a elegir entre diferentes tipos de conceptos de ingresos, gastos, inversiones (activos fijos), nomina, pagos, banco e incluso que genere la DIOT en base a esta información.
DESCARGA MASIVA DE TODOS TUS CFDI´S
Sería un error considerar solo lo que tenemos en nuestro poder, como lo son los CFDI´s emitidos (departamento de facturación) y recibidos (enviados por proveedores y acreedores), hay que tener en cuenta que podrían existir más XML´s en el SAT que no consideramos, por ejemplo, los siguientes:
- Mas facturas emitidas por proveedores.
- Duplicidad de ingresos por error en la emisión de facturas de ingresos, egresos y nómina.
- CFDI con el complemento para pagos de proveedores.
- Posible cancelación de un CFDI por parte del proveedor.
- Notas de crédito emitidas por proveedores.
Los documentos mencionados anteriormente, deben ser considerados para la contabilidad, no importando si fueron emitidos por error o si el proveedor realizo un CFDI que no queremos contabilizar.
La descarga masiva de los CFDI´s lo considero como una actividad complementaria, pero importante para verificar que las cantidades reportadas por el sistema de facturación sean las mismas con las que cuenta el SAT.
EMITE TUS FACTURAS GLOBALES
Si tienes actividad con el público en general, es necesario que emitas la factura global por esos ingresos. Para tener un control de cuáles son los ingresos NO facturados, se debe de conciliar contra notas de venta y los CFDI emitidos, para determinar los ingresos que se reflejaran en la factura global (diaria, semanal, mensual).
Lo más recomendable es apoyarse del estado de cuenta bancario, que es donde se reflejan los ingresos del contribuyente, conciliando continuamente lo contra lo facturado. La diferencia que se obtenga de lo que no está conciliado con un CFDI, se entiende que necesita estar amparado con una factura global por ingresos con el público en general.
RECOMENDACIONES
La intención de este artículo es que los Contadores, Contribuyentes o Despachos Contables, tomen en cuenta las fuentes de información contenidos en el XML, Contabilidad, estados de cuenta e información del SAT, para beneficio del contribuyente y evitar revisiones electrónicas por diferencias encontradas en lo declarado.
Como se mencionó al principio, este es el método que utilizamos en ContadorMx, aprovechando lo ya realizado en los CFDI´s emitidos y recibidos, disminuyendo en gran medida el error humano.
Estas son las herramientas que utilizamos para optimizar la elaboración de las diferentes actividades contables y fiscales
Si ya los utilizas, te felicito y te agradezco tu confianza, si aún no los utilizas, te comento que todos tienen su versión de demostración y están listas para que los pongas a prueba.
Déjanos tu testimonio en la sección de comentarios si ya los utilizas o tus dudas de lo aquí expuesto.
Fuente: contadormx
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